اسناد و تجهیزات اداری و آموزشی

رشد جمعيت، توسعه ي فعاليت هاي سياسي، اجتماعي، فرهنگي، حقوقي، اقتصادي و … منجر به ايجاد روز افزون سوابق اداري مي گردد و در هر سازمان، نتايج انديشه ها، فعاليت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداري مي شوند. اين اسناد، حاوي اطلاعات و تجربيات گران بهايي است كه يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيري هاي اداري محسوب مي شوند. اين اسناد يا همان مكاتبات اداري بايد مديريت شوند و مديريت اسناد با اعمال روش ها و موازين علمي باعث مي شود تا تنظيم اسناد در وضعي قرار گيرند كه اولاً دسترسي سريع به آن ها امكان پذير باشد و ثانياً در نگهداري اسناد با ارزش نهايت كوشش به عمل آيد كه اين امر باعث تقليل هزينه و سهولت مراجعه كاربران به اسناد مي شود.

مديريت اسناد، امروزه به عنوان يك علم در دنياي پيشرفته مورد توجه بسيار قرارگرفته است. بازيابي اطلاعات پرونده ها جهت انجام وظايف و پاسخگوئي به مراجعات، اهميت بسزايي دارد كه در صورت رعايت نكردن اصول اساسي، به ايجاد اختلال در نظام اداري دستگاه خواهد انجاميد. از طرفي انجام وظايف قانوني و اجراي مسئوليت هاي آن در قبال آرشيو، ضرورت ايجاد تشكيلات منسجم مديريت اسناد را در هر سازمان اجتناب ناپذير مي سازد.

مديريت اسناد: تشكيلاتي اداري است كه مسئوليت نظارت بر سوابق و اطلاعات را از مرحله توليد تا آخرين مرحله انتقال اسناد به آرشيو ملي و امحاي اوراق بر عهده دارد.

تنظيم اسناد: منظم و مرتب كردن پرونده ها در هر يك از گروه هاي تعيين شده در طبقه بندي اسناد را اصطلاحاً تنظيم مي گويند.

بايگاني يا آرشيو: مجموعه اي از اسناد و يا پرونده هاي تاريخي يا اوليه است. اين كلمه همچنين ممكن است به محل نگهداري اسناد اشاره كند. بايگاني براي حفظ دائم يا طولاني مدت مداركي كه داراي ارزش فرهنگي، تاريخي و يا حقوقي دارند استفاده مي شود.

عوامل سازماندهي مديريت امور دفتري:

1. كاركنان با تجربه و آموزش ديده
2. تعيين نوع نظام و سيستم مديريت امور دفتري
3. تعيين خرده سيستم ها و روش هاي كاري
4. تعيين مكان مناسب با نوع دبيرخانه
5. تعيين ابزار و وسايل مناسب با نوع دبيرخانه
6. تعيين و تهيه دستورالعمل ها و راهنماهاي لازمه
7. تعيين دفاتر و فرم هاي كنترل كننده مشخص و معين

مجموعه کیفیت گستر سبز در همین راستا اقدام به برگزاری دوره های آموزشی مطابق با استاندارد ملی تجهیزات اداری با شماره INSO 10558-1 می نماید تا بتواند در بالا بردن سطح مدیریت اسناد و تجهیزات در سازمان ها و ارگان ها نقش به سزایی داشته باشد.

متقاضیان می توانند در قسمت ورود درخواست خود را ثبت کرده و یا با شماره تماس های ذکر شده در قسمت مرکز تماس، ارتباط حاصل فرمایند.